A sportcélú beruházások világában az egyik leggyakoribb félreértés az, hogy a jóváhagyás megszerzése egyet jelent a projekt „biztonságával”. A gyakorlatban azonban a taó rendszer ennél jóval összetettebb. A jóváhagyás csak az első lépés. Az igazi kérdés az, hogy a beruházás a teljes megvalósítás és elszámolás során is megfelel-e a rendszer elvárásainak.
Ebben a folyamatban kiemelt szerepe van a benchmark rendszernek.
Mi az a benchmark rendszer?
A benchmark rendszer a sportági szakszövetségek által meghatározott referenciaár-rendszer, amely irányadó költségszinteket határoz meg bizonyos beruházási elemekre.
Ilyen lehet például:
- pályaépítés,
- világítás,
- lelátó,
- öltöző,
- műfüves rendszer,
- sporttechnológiai eszközök,
- infrastruktúra-fejlesztési elemek.
A benchmark célja nem az, hogy minden beruházás pontosan ugyanannyiba kerüljön, hanem az, hogy a támogatási rendszerben megjelenő költségek:
- piaci alapúak,
- összehasonlíthatók,
- indokolhatók,
- ellenőrizhetők legyenek.
A taó rendszerben ugyanis közpénz jellegű forrás felhasználásáról beszélünk, ezért az egyik legfontosabb elv az átláthatóság.
Nem mindenre van benchmark
Fontos azonban látni, hogy nem minden beruházási elemre található konkrét sportági benchmark.
Ilyenkor a költségvetést vagy:
- a sportági szakszövetség által jóváhagyott benchmark rendszer szerint,
- vagy építőipari normagyűjtemény alapján kell elkészíteni.
A gyakorlatban ez jellemzően az ÉN alapú, úgynevezett „TERC-es” költségvetési logikát jelenti, amely tételes, egységáras bontásban tartalmazza a munkanemeket, mennyiségeket, anyag- és munkadíjakat.
Ez különösen fontos építőipari munkáknál, ahol a sportági benchmark önmagában nem ad elegendő részletességet.
Labdarúgás esetében ráadásul léteznek bővebb, részletesebb BM-listák és infrastruktúra benchmark rendszerek is, amelyek segítséget nyújthatnak a tervezéshez és az ellenőrizhető költségvetés kialakításához. Ezek kérésre rendelkezésre állhatnak a sportszervezetek részére.
A legnagyobb hiba: a benchmarkot túl későn veszik elő
A gyakorlatban sok sportszervezet és kivitelező csak akkor kezd el a benchmarkkal foglalkozni, amikor már elkészült a költségvetés vagy megérkeztek az ajánlatok.
Itt kezdődnek a problémák.
Az ellenőrzési tapasztalatok alapján gyakran előfordul, hogy a jóváhagyás még kevésbé részletes dokumentáció alapján megtörténik, például:
- egyszerűbb műszaki leírás,
- tervezői költségbecslés,
- kevésbé részletezett költségtábla alapján.
Azonban az elszámolási vagy helyszíni ellenőrzési szakaszban már soronként vizsgálják a részletes egységáras költségvetést, és ott történik meg a tényleges benchmark ellenőrzés.
Vagyis:
nem az a kérdés, hogy „jóváhagyták-e”,
hanem az, hogy az elszámoláskor a költségek megfelelnek-e a benchmark rendszernek.
A benchmark nem csak felső korlát
Sokan úgy gondolnak a benchmarkra, mint egy „maximum árlistára”, pedig ez ennél jóval több.
A benchmark:
- pénzügyi kontrollmechanizmus,
- ellenőrzési viszonyítási pont,
- kockázatkezelési eszköz,
- és egyben tervezési iránytű is.
A túl magas ár problémás lehet, mert indokolást igényel.
De a túl alacsony ár is veszélyes.
Egy irreálisan alacsony ajánlat mögött sokszor:
- hiányos műszaki tartalom,
- nem megfelelő minőség,
- rejtett pótmunkák,
- vagy finanszírozhatatlan vállalás áll.
Ez később:
- költségnövekedéshez,
- szerződésmódosításhoz,
- elszámolási problémákhoz,
- vagy akár kivitelezési vitákhoz vezethet.
Miért kritikus a részletes egységáras költségvetés?
A taó rendszerben a részletes egységáras költségvetés az egyik legfontosabb dokumentum.
Ez az a dokumentum, amely:
- összeköti a műszaki tartalmat,
- az ajánlatkérést,
- a kivitelezést,
- és az elszámolást.
Az ellenőrzések során ugyanis nem általános összegeket néznek, hanem:
- tételenként,
- mennyiségenként,
- egységáronként,
- műszaki tartalomhoz kötve vizsgálják a költségeket.
Ezért rendkívül veszélyes:
- túl általános költségvetéssel,
- pontatlan műszaki leírással,
- vagy nem megfelelően strukturált árazással elindítani a projektet.
A módosítás szerepe a beruházásoknál
A piaci gyakorlatban természetes, hogy egy beruházás során változik a műszaki tartalom vagy a költségvetés.
A taó rendszerben azonban ezeket a változásokat nem elég „megbeszélni”.
Át kell vezetni a jóváhagyási rendszerben is.
Különösen akkor szükséges módosítás, ha:
- a műszaki tartalom változik,
- új tétel kerül be,
- változik a költségszerkezet,
- benchmark feletti eltérés jelenik meg,
- vagy változik a támogatási intenzitás.
A legfontosabb cél az, hogy:
a jóváhagyott költségvetés és az elszámolásra benyújtott költségvetés végül teljesen azonos legyen.
A gyakorlatban ezt sok esetben úgy kezelik jól, hogy amikor a beruházás tartalma már stabilan kialakult, akkor módosítás keretében pontosítják a részletes egységáras költségvetést.
Mi történik benchmark feletti költség esetén?
Nagyon fontos tisztázni:
a benchmark feletti költség nem feltétlenül tilos.
Viszont:
a benchmark feletti rész jellemzően nem számolható el támogatás terhére.
Ez azt jelenti, hogy a különbözetet:
- önerőből,
- saját forrásból,
- vagy más finanszírozási forrásból kell biztosítani.
Ezért különösen fontos:
már a tervezési szakaszban látni,
hogy mely költségek férnek bele a támogatási rendszerbe,
és melyek nem.
A valódi tanulság
A benchmarknak megfelelő költségtervezés nem adminisztratív kötelezettség.
Ez a projekt egyik legfontosabb biztonsági rendszere.
Ha:
- a műszaki tartalom,
- a részletes költségvetés,
- az ajánlatkérés,
- a szerződés,
- a módosítások,
- és az elszámolás
egymással összhangban vannak,
akkor a projekt sokkal kisebb kockázattal valósul meg.
Ha viszont ezek eltérnek egymástól,
akkor a problémák szinte biztosan az ellenőrzésnél és az elszámolásnál jelennek meg.
És ott már általában sokkal drágább javítani.
